Cobrança Judicial de Mensalidade Escolar: Como Receber sem Segurar o Boletim do Aluno

A cobrança judicial de mensalidade escolar é o caminho que a escola particular usa quando o responsável financeiro não paga e as tentativas de acordo não funcionaram: a instituição de ensino entra com uma ação na Justiça para receber as mensalidades em atraso, com base no contrato de matrícula. A escola pode cobrar judicialmente, mas precisa respeitar a Lei 9.870/1999: não pode suspender provas, reter documentos nem aplicar penalidades pedagógicas ao aluno, e o desligamento por inadimplência só pode acontecer no fim do ano letivo.

Este guia é para donos e gestores de escolas particulares, da educação infantil ao ensino superior. Na prática, a cobrança judicial é o último degrau. Antes dela vêm o lembrete, a notificação por escrito, a proposta de acordo e, em muitos casos, a negativação do responsável. A seguir você vê o que a lei permite, quais documentos reunir, que tipo de ação usar, quando cabe o Juizado Especial, qual é o prazo para cobrar e como evitar que a dívida chegue até o fórum.

O caso da Sandra e o boletim que ela pensou em segurar

Esse é o momento em que entra o Zé Recibo: personagem que acompanha aqui no blog o Ciclo do Caixa, da prevenção até a decisão de negativar, contando casos de quem lida com cliente que atrasa.

Quem acompanhou o caso da Dra. Lúcia, a dentista que queria processar o paciente no dia seguinte, já sabe que nem toda dívida precisa terminar na Justiça. A Sandra chegou com outro dilema.

Ela dirige uma escola de educação infantil pequena, umas oitenta crianças. Conhece cada aluno pelo nome, acompanha as famílias de perto e sabe que cuidar de uma escola também é manter as contas em dia. Num fim de tarde, apareceu no meu balcão com uma pasta debaixo do braço.

“Zé, tenho uma família com cinco mensalidades atrasadas. São R$ 5.500. Já conversei, mandei lembretes. Até agora, nada.”

“E como está a criança?”

“Ótima! Feliz, participativa. E quero que continue assim. O problema é que os fornecedores ainda não aceitam carinho como forma de pagamento.”

“E o que você pensou em fazer?”

“Cogitei segurar o boletim até resolverem. Mas sei que a criança não tem nada a ver com isso. Então, como cobro de quem assumiu o compromisso?”

“Segurar o boletim? Não pode. Boletim não vira garantia de pagamento. Mas tem caminho de sobra para cobrar quem assinou o contrato.”

“Ótimo, porque educar é minha vocação. Financiar mensalidade atrasada não estava no projeto pedagógico.”

Eu ri. Ela também. Puxei uma cadeira e fomos organizar as alternativas para recuperar aquelas mensalidades.

O que diz a lei sobre a cobrança de mensalidades escolares

A legislação que vale para a cobrança de mensalidades escolares combina três leis: a Lei 9.870/1999, que trata das anuidades do ensino pré-escolar, fundamental, médio e superior; o Código de Defesa do Consumidor, porque a família é consumidora do serviço educacional; e o Código Civil e o Código de Processo Civil, que definem prazos e tipos de ação.

Eu separei pra Sandra o que a escola pode e o que não pode fazer:

Um detalhe importante: a Lei 9.870/1999 liga as sanções legais e administrativas ao contratante a uma inadimplência que dure mais de 90 dias (art. 6º). Por isso, a orientação mais segura para as escolas é esperar esse prazo antes de negativar ou de entrar com a ação judicial, e usar os primeiros três meses para a cobrança amigável.

A Sandra leu a tabela duas vezes. “Então a criança fica fora disso, como eu imaginava. E entrar na Justiça semana que vem?” Pode, mas não deve: antes da Justiça tem uma escada inteira.

Antes da cobrança judicial de mensalidade escolar: a escada de cobrança

Não existe uma sequência única que sirva para toda instituição de ensino, mas a maioria das escolas recupera mais e gasta menos quando sobe a escada aos poucos:

Antes de chegar à via judicial, os próprios degraus acima funcionam como tentativas de conciliação extrajudicial e ficam registrados como prova de boa-fé.

Se a dúvida é o que dizer na conversa com a família, o script de cobrança traz um roteiro pronto. E, para a notificação por escrito, vale ver este modelo de notificação extrajudicial.

Como fazer a cobrança judicial de mensalidade escolar: passo a passo

A Sandra quis saber por onde começa uma cobrança judicial. Pela secretaria da escola, expliquei: ajuizar é um processo com etapas, e a primeira é organizar os papéis.

1. Reúna os documentos

Separe o contrato de prestação de serviços educacionais assinado pelo responsável, a ficha de matrícula, os boletos ou faturas em aberto, os comprovantes de que o serviço foi prestado (frequência, diário de classe) e o histórico de cobranças enviadas, como e-mails, mensagens, cartas e o registro das tentativas de contato com os responsáveis. Quanto mais completa a prova, mais rápido o processo.

2. Calcule o valor atualizado

Some as mensalidades em atraso e aplique o que o contrato prevê: multa de até 2%, juros de mora e correção monetária. Sem taxa de juros no contrato, vale a taxa legal do Código Civil. A calculadora de juros e multa faz a conta por parcela e evita cobrar a mais, o que pode gerar devolução em dobro (CDC, art. 42, parágrafo único), e ainda ajuda na gestão financeira da escola.

3. Faça uma última proposta por escrito

Antes de ajuizar, envie ao responsável uma proposta de acordo com valor, forma de pagamento e data limite. Além de abrir espaço para receber sem processo, ela mostra ao juiz que a escola tentou resolver de forma amigável. Se a proposta for enviada por e-mail ou WhatsApp, guarde o comprovante de envio e de leitura.

4. Escolha o tipo de ação

O documento que a escola tem define o caminho, como já explicamos no caso sobre o que é ajuizamento:

• Execução de título extrajudicial: vale quando o contrato de matrícula ou o termo de confissão de dívida foi assinado pelo responsável e por duas testemunhas (CPC, art. 784, III). É o caminho mais rápido: o devedor é citado para pagar e, se não pagar, pode haver bloqueio de valores e penhora de bens.
• Ação monitória: para quem tem prova escrita da dívida sem força de título executivo, como o contrato sem testemunhas acompanhado dos boletos (CPC, art. 700).
• Ação de cobrança: o processo comum, usado quando a prova é mais frágil e a dívida precisa ser demonstrada desde o começo.

No caso da Sandra, o contrato tinha só a assinatura do pai, sem testemunhas. Se fosse mesmo à Justiça, o caminho seria a monitória, com o contrato e os boletos como prova escrita.

5. Decida entre Juizado Especial e Justiça comum

Escolas que são microempresa ou empresa de pequeno porte podem usar o Juizado Especial Cível (Lei 9.099/1995, art. 8º, §1º, II), para causas de até 40 salários mínimos (art. 3º, I). Até 20 salários mínimos, não é obrigatório ter advogado (art. 9º), e no primeiro grau não há custas (art. 54). Escolas maiores, ou dívidas acima desse limite, vão para a Justiça comum, com advogado e custas.

6. Ajuíze contra o responsável financeiro

A ação é proposta contra quem assinou o contrato, normalmente o pai, a mãe ou outro responsável, e nunca contra o aluno. Depois do protocolo, o devedor é citado para pagar ou se defender. Credor e devedor podem fazer acordo a qualquer momento do processo.

Prazo para cobrar mensalidades em atraso: a prescrição

A mensalidade escolar com valor definido em contrato prescreve em 5 anos (Código Civil, art. 206, §5º, I). O prazo conta do vencimento de cada parcela: a mensalidade de maio prescreve antes da de novembro. Depois disso, a escola perde o direito de cobrar na Justiça.

O prazo é interrompido, ou seja, volta a contar do zero, pelo despacho do juiz que manda citar o devedor, pelo protesto e por qualquer ato em que o responsável reconheça a dívida, como um acordo assinado (art. 202). Mais detalhes estão no guia sobre a prescrição da ação de cobrança.

Inadimplência escolar: negativar antes de ajuizar

Para a maioria das dívidas de inadimplência escolar, a negativação resolve antes da Justiça. Ela é feita online, em nome do responsável financeiro, tem custo baixo e afeta o crédito que a família usa no dia a dia. O CDC exige que o responsável seja comunicado por escrito antes do registro (art. 43, §2º), e a informação pode ficar no cadastro por até 5 anos (art. 43, §1º).

Outra opção é o protesto em cartório, quando a escola tem um título ou documento de dívida: o tabelião intima o responsável (Lei 9.492/1997, art. 14) e, sem pagamento, o protesto é registrado em até três dias úteis contados da apresentação (art. 12).

As medidas podem ser usadas em sequência. Se fizer sentido para a sua escola, dá para cadastrar a instituição gratuitamente e negativar quando a cobrança amigável não resolver.

A Sandra fez assim. Mandou uma proposta de acordo por escrito com o valor atualizado e um prazo de 15 dias. O pai respondeu no décimo terceiro, assinou um parcelamento em termo de confissão de dívida com duas testemunhas e, se atrasar de novo, a escola já tem um título executivo na mão. Para o ano seguinte, ela mudou o contrato de matrícula: agora ele sai com duas testemunhas, vencimento, multa e juros escritos, e a secretaria segue um calendário de cobrança com datas, em vez de lembrar da dívida só quando o caixa aperta. Ela resumiu do jeito dela: “No fim, não precisei segurar nada da criança. Precisava era segurar o contrato.”

Como reduzir a inadimplência nas instituições de ensino

A inadimplência escolar tem várias causas, do desemprego à desorganização financeira da família, e quando se acumula costuma terminar em evasão escolar, com o aluno deixando a escola. Segundo o Mapa da Inadimplência Escolar 2026, da Sponte by TOTVS, feito com mais de 4 mil instituições, a inadimplência nas escolas privadas ficou em 19,62% em 2025, depois do pico de 22,63% em 2023. A melhor cobrança judicial é a que não precisa acontecer. Algumas estratégias usadas por gestores de escolas particulares, da educação básica ao ensino superior, ajudam a reduzir atrasos e a proteger o fluxo de caixa:

• Contrato completo na matrícula: vencimento, multa, juros, dados atualizados dos responsáveis e duas testemunhas.
• Várias formas de pagamento: boleto, Pix, débito automático e cartão de crédito facilitam os pagamentos em dia.
• Processo de cobrança com datas: um calendário fixo e a mesma comunicação para todas as famílias, com um canal de contato para os pais, sem cobrar pelas redes sociais nem na frente dos alunos.
• Equipe definida: uma pessoa da secretaria responsável pelas cobranças, com tecnologia simples, como planilha ou sistema de gestão, para acompanhar quem atrasou.

Zé Recibo explica. A decisão continua sendo sua.

No caso da Sandra, o que fazia mais sentido antes do fórum

No caso da Sandra, quem resolveu foi o acordo por escrito, sem processo e sem tocar no boletim. Quando nem a proposta funciona, a negativação é o passo formal que a escola consegue dar sozinha, online e sem advogado, antes de pensar na cobrança judicial de mensalidade escolar. Ela não substitui a Justiça quando a Justiça é necessária, mas costuma abrir espaço para a família procurar a escola e negociar. Para entender o caminho, veja como negativar o devedor e confira quanto custa negativar no Serasa antes de decidir.

Perguntas frequentes sobre a cobrança de mensalidade escolar

Como cobrar uma mensalidade escolar atrasada?

Comece pelo lembrete de pagamento logo depois do vencimento, siga com uma conversa com o responsável para entender o motivo e, se o atraso continuar, envie uma notificação por escrito com o valor atualizado e uma proposta de acordo. Depois de 90 dias sem pagamento, a escola pode negativar o responsável e, se ainda assim não receber, entrar com a cobrança judicial (Lei 9.870/1999, art. 6º).

O que a escola pode fazer quando a família não paga a mensalidade?

A escola pode cobrar por lembrete, conversa e notificação por escrito, propor acordo, negativar o responsável com aviso prévio, negar a rematrícula para o ano seguinte e, em último caso, entrar com a cobrança judicial. Não pode aplicar nenhuma penalidade pedagógica ao aluno (Lei 9.870/1999, art. 6º).

A dívida de mensalidade escolar prescreve?

Sim. Em 5 anos, contados do vencimento de cada mensalidade (Código Civil, art. 206, §5º, I). Um acordo assinado pelo responsável, o protesto ou o despacho de citação interrompem o prazo (art. 202).

A escola pode negar a rematrícula do aluno inadimplente?

Pode. A lei garante a renovação da matrícula aos alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes (Lei 9.870/1999, art. 5º). Se a família precisar, a matrícula na rede pública de ensino fundamental e médio fica assegurada (art. 6º, §3º).

O que diz o artigo 5º da Lei 9.870/1999?

Que os alunos já matriculados têm direito à renovação da matrícula, salvo quando inadimplentes, seguindo o calendário escolar, o regimento da escola ou a cláusula do contrato. É ele que permite à escola não renovar a matrícula de quem está com mensalidades em atraso.

A escola pode reter documentos ou suspender provas por falta de pagamento?

Não. São proibidas a suspensão de provas, a retenção de documentos escolares e qualquer outra penalidade pedagógica por inadimplência (art. 6º). Os documentos de transferência também precisam ser emitidos (art. 6º, §2º).

Quanto tempo de atraso a escola precisa esperar para cobrar na Justiça?

A Lei 9.870/1999 associa as sanções ao contratante a uma inadimplência de mais de 90 dias (art. 6º). A orientação mais segura é usar esse período para a cobrança amigável e só depois negativar ou ajuizar.

A escola precisa de advogado para cobrar judicialmente?

No Juizado Especial Cível, para causas de até 20 salários mínimos, não (Lei 9.099/1995, art. 9º). Entre 20 e 40 salários mínimos, e em qualquer valor na Justiça comum, o advogado é obrigatório.

Quanto a escola pode reajustar a mensalidade?

O valor é fixado por ano ou semestre no contrato de matrícula e vale por um ano. Cláusula que reajusta as parcelas em prazo menor que um ano é nula (Lei 9.870/1999, art. 1º, §5º e §6º). O aumento acima do valor do ano anterior precisa ser justificado por planilha de custos (art. 1º, §3º).

O que significa inadimplência escolar?

É o atraso ou a falta de pagamento das mensalidades previstas no contrato de matrícula. A escola continua prestando o serviço até o fim do ano letivo (Lei 9.870/1999, art. 6º, §1º), e o valor em aberto vira uma dívida do responsável financeiro com a instituição de ensino.

Quais são as principais causas da inadimplência escolar?

As causas mais comuns de inadimplência no Brasil, segundo a Serasa Experian, são desemprego, queda da renda familiar, compras feitas para terceiros, falta de educação financeira, falta de controle dos gastos, atraso de salários e doenças. Por isso a primeira conversa com a família serve para entender o motivo do atraso antes de escolher o caminho de cobrança.

O aluno inadimplente pode receber o diploma ou o histórico escolar?

Sim. A lei proíbe a retenção de documentos escolares por inadimplência (Lei 9.870/1999, art. 6º), e os documentos de transferência devem ser emitidos mesmo com dívida em aberto (art. 6º, §2º). A escola cobra o valor pelos meios legais, sem segurar papéis do aluno.

A cobrança judicial pode bloquear bens do responsável?

Pode. Na execução de título extrajudicial, se o responsável citado não pagar, o juiz pode determinar bloqueio de valores em conta e penhora de bens; na monitória e na ação de cobrança, isso acontece depois que a dívida é reconhecida. A pedido da escola, o juiz também pode mandar incluir o nome do devedor em cadastros de inadimplentes (CPC, art. 782, §3º).

A Reforma Tributária muda a mensalidade escolar?

Muda a tributação, não as regras de cobrança. A Lei Complementar 214/2025 reduziu em 60% as alíquotas do IBS e da CBS sobre os serviços de educação listados no Anexo II, que incluem ensino infantil, creche e pré-escola, fundamental, médio e superior (art. 129). A redução vale só para o valor da contraprestação desses serviços, não para outras operações da escola, como venda de material ou cantina (art. 129, parágrafo único). Vale revisar com o contador o impacto no preço das mensalidades e no contrato do próximo ano.

Quem é cobrado: o aluno ou o responsável?

O responsável financeiro que assinou o contrato. A negativação, a notificação e a ação judicial são sempre em nome dele, nunca do aluno.

Se a negativação fizer sentido para a sua escola, o processo pode ser feito online.

Conteúdo informativo. Para um caso específico, consulte um advogado.